O que muda quando o registro de reunião vira processo
Organizações que passaram pela Jabuti Nove contam como foi antes, durante e depois do projeto.
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projetos de registro entregues
4.8
avaliação média dos clientes
100%
com runbook de operação entregue
2+
anos atendendo no Brasil
Depoimentos de clientes
Ana Valadares
Coordenadora administrativa — Goiânia, GO
"A parte que mais me surpreendeu foi o runbook. Achei que ia ser um documento genérico, mas era realmente específico para o nosso processo, com o nome dos nossos tipos de reunião e a estrutura das nossas pastas. O time conseguiu seguir sem precisar consultar a Jabuti Nove."
Junho de 2025 · Configuração de Transcrição
Marcos Oliveira
Diretor de operações — Brasília, DF
"A configuração levou três semanas ao invés de duas porque nosso volume de tipos de reunião era maior do que o padrão. Mas a Renata deixou isso claro antes de começar, e o prazo extra não gerou custo adicional. O resultado final valeu."
Junho de 2025 · Programa de Fluxo de Registros
Patrícia Souza
Secretária executiva — Goiânia, GO
"Eu era quem ficava responsável por tomar notas nas reuniões de diretoria. Com o fluxo de transcrição configurado, passei a focar no que está sendo discutido ao invés de tentar escrever tudo. O resumo fica pronto depois, com muito mais precisão do que eu conseguia no papel."
Julho de 2025 · Configuração de Transcrição
Rodrigo Figueiredo
Gerente de projetos — Goiânia, GO
"O que mais ajudou foi ter um campo padronizado de 'ações com responsável e data' em todos os resumos. Antes, cada um que tomava nota formatava de um jeito diferente. Agora o time sabe exatamente onde olhar quando precisa checar o que ficou definido."
Julho de 2025 · Sistema de Resumos por Modelo
Luciana Neves
Analista administrativo — Anápolis, GO
"O contato remoto funcionou bem. Fizemos as sessões por videoconferência e não senti diferença em relação a um projeto presencial. A documentação entregue foi clara — deu para configurar o fluxo sozinha algumas semanas depois quando precisei ajustar uma pasta."
Junho de 2025 · Sistema de Resumos por Modelo
Thiago Câmara
Coordenador financeiro — Goiânia, GO
"Fizemos o Programa de Fluxo de Registros completo. No início tive dúvidas se dez semanas não era muito — mas é um período necessário para testar com reuniões reais, coletar feedback dos chairs e fazer os ajustes antes de entregar os runbooks. Aceleraria de novo."
Julho de 2025 · Programa de Fluxo de Registros
Antes e depois do projeto
caso 01 · Setor Bueno, Goiânia
Escritório de advocacia com reuniões semanais de equipe
desafio
As reuniões de equipe tinham ata só quando alguém lembrava de tomar notas. Decisões se perdiam entre as semanas, e era comum dois sócios lembrarem de formas diferentes o que havia sido definido.
solução
Configuração de Transcrição + Sistema de Resumos. Fluxo de entrada de gravações no Google Drive, separação de locutores, template de resumo com campos de decisão e ação acordada, e aprovação do sócio-gestor antes de circular.
resultado
Após quatro semanas de uso, todos os itens de ação das reuniões passaram a ser registrados com responsável e data. O sócio-gestor relatou que as reuniões seguintes começaram a consumir menos tempo, porque menos pontos eram retomados do zero.
"Parece simples, mas quando você sabe que o que foi decidido vai aparecer em um resumo aprovado dois dias depois, a qualidade do que se discute na reunião muda também."
— Sócio-gestor, sem identificação por confidencialidade
caso 02 · Remoto — São Paulo, SP
ONG com time distribuído e reuniões de coordenação mensais
desafio
Com o time em quatro cidades diferentes, as reuniões mensais de coordenação geravam muitas ações, mas sem um sistema claro de rastreio. O acompanhamento dependia de alguém mandar mensagem individual para cada responsável.
solução
Programa de Fluxo de Registros completo. Transcrição das reuniões remotas, resumo estruturado com ações integradas ao Notion da organização, calendário de retenção de 12 meses para atas de coordenação e capacitação das duas coordenadoras que conduzem as reuniões.
resultado
As ações decididas nas reuniões passaram a aparecer automaticamente como tarefas no Notion com responsável e data. A coordenadora relatou que o tempo gasto em follow-up individual caiu pela metade nas reuniões subsequentes ao programa.
"O que mais ajudou foi não precisar repassar as tarefas manualmente. Agora as pessoas já sabem o que ficou para elas antes de eu precisar lembrar."
— Coordenadora executiva, sem identificação por confidencialidade
caso 03 · Setor Bueno, Goiânia
Empresa de construção com reuniões de obra semanais
desafio
As reuniões de obra tinham muitos participantes e termos técnicos específicos. As transcrições automáticas saíam com erros frequentes nos nomes de fornecedores, materiais e normas, tornando o texto inutilizável sem revisão manual extensa.
solução
Configuração de Transcrição com glossário específico para o setor: fornecedores recorrentes, materiais, normas ABNT citadas com frequência e siglas internas. Separação de locutores com indexação por cargo para facilitar a revisão do engenheiro responsável.
resultado
O tempo de revisão das transcrições caiu de cerca de 40 minutos para aproximadamente 10 minutos por reunião após a implantação do glossário. O engenheiro passou a revisar apenas trechos marcados como incertos, em vez de reler o texto completo.
"O glossário foi o que fez diferença. Antes, ler a transcrição dava mais trabalho do que ouvir a gravação de novo."
— Engenheiro responsável, sem identificação por confidencialidade
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Av. T-9, 1425 — Setor BuenoGoiânia, GO, 74215-030
Horário
Seg–Sex: 8h às 18hSáb: 9h às 13h
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